LOS QUE HABLAN. PARTE 1

Los que hablan y el contexto en el que lo hacen, tienen una influencia determinante tanto en tu proceso de escucha y en el procesamiento de la información de toda la audiencia, y, por supuesto, en el de la persona que toma notas visuales en directo.

En este artículo voy a describirte las situaciones más comunes que te encontrarás al tomar notas, de cualquier tipo, (no solo visuales) cuando estés sintetizando información en directo en cualquier tipo de encuentro empresarial.

Hoy en día damos una gran importancia a la visión compartida, a la voz común, al debate y la conversación, y eso se está reflejando en multitud de las situaciones que encontramos.

En los congresos y jornadas, es muy habitual que no escuchemos a un solo experto, sino a varios que comparten sus ideas, más o menos alineadas.

A esta situación se le denomina comúnmente PANEL o MESA REDONDA

PANEL DE EXPERTOS

Aunque se habla de ellos como paneles o mesas redondas, la realidad es que tienen poco de mesa redonda.

Veremos un poco más adelante que la situación de mesa redonda se da realmente en el interior de las empresas, y normalmente, en un ámbito privado.

En las jornadas especializadas se suele invitar a un elenco de dos o más personalidades reconocidas en su campo, para compartir su visión y experiencia respecto a ciertas cuestiones.

La conversación está guiada por un moderador, cuya misión va mucho más allá de indicar el turno de palabra o controlar el tiempo.

El moderador es, en sí mismo, un experto en el tema.

Dispone de una o varias preguntas para cada uno de ellos.

Preguntas que puede dirigir a uno de los panelistas (las personas que hablan) o a todos ellos invitándoles a una conversación más espontánea.

Normalmente las preguntas se han compartido con anterioridad con los panelistas, para que sean tanto ágiles como concretos en sus respuestas.

Spoiler: No siempre es así

En cualquier caso, tanto al moderador como a los panelistas se les permite virar en la conversación, es decir, no se trata de preguntas cerradas sino más bien una guía para garantizar que habrá, de hecho, una conversación.

Si la organización comparte estas preguntas contigo con anterioridad (otro spoiler: esto no suele ocurrir) pueden servirte como guía para elegir tu imaginario o pensar sobre el lienzo a componer, pero no las tomes como algo cerrado.

Hay otro factor que influye determinantemente en el registro de un panel de expertos, se trata, por supuesto, del tiempo.

Debes entrenar tus habilidades de improvisación y de adecuación al momento real, ya que, o bien sobra tiempo, o falta, o alguien no asiste a la conversación:

Como en todos los eventos cualquier imprevisto es, en realidad, previsible (aunque indeterminado).

También es muy habitual que se te pida identificar a los panelistas de algún modo. Si no es así, ¡proponlo!

En mi experiencia con los paneles de expertos, tener el nombre del ponente escrito en el dibujo ayuda a que la audiencia pueda dirigir acertadamente su pregunta y así intervenir e implicarse.

Puedes identificarlos

• Con su nombre
• Con su nombre e imagen (esta imagen, a su vez, puede ser una foto, un retrato o una caricatura) Pro tip: Incluirla en el dibujo, con acciones, le da vida a todo el resumen.
• Con la empresa o el organismo en nombre del cual hablan.

REUNIÓN

O mejor dicho, la verdadera mesa redonda.

Son de carácter interno y confidencial, es decir, lo que ocurre en ellas se comparte solamente con la empresa en la que se dan, con el cliente invitado, y muchas veces, ni siquiera, ya que son conversaciones estratégicas entre directivos o miembros de un departamento determinado.

Con un número recomendado de hasta diez asistentes, las voces líderes suelen reducirse a 3 ó 4, mientras que el resto de participantes custodian datos o experiencia determinada en los campos de discusión.

Lo remarcable de estas reuniones, y en mi opinión lo fascinante y donde se ponen a prueba las habilidades del graphic recorder, es que

LA CONVERSACIÓN PUEDE VARIAR DE RUMBO.

Esto quiere decir que si bien puedes tener unas líneas previas de información sobre los temas a discutir, la oportunidad de reunirse estas personas les hace difícilmente seguir la escaleta prevista y aprovechar la ocasión para poner sobre la mesa sus verdaderas preocupaciones.

Por ejemplo, la reunión puede tratar sobre la actualización de los métodos de ciberseguridad y derivarse hacia la experiencia de usuario. Este ejemplo es totalmente real.

Te doy aquí unos consejos para abordar estas reuniones con éxito:

• Prepara un imaginario relacionado con los temas a discutir, pero sin condicionarte dibujándolo en el lienzo, solo tenlo en tu cabeza.
• Trabaja los títulos con esmero para tener un ancla sobre el que relacionar las conversaciones e ideas, pero hazlos lo más genéricos posible para estar protegido ante los casi seguros cambios de rumbo de la conversación.
• Ten a mano lienzos en blanco. Si bien puede haber discusiones centradas en el tema y contenidas en el tiempo, también es habitual que se de el caso en el que los participantes exponen muchas más preocupaciones de las esperadas.

WORKSHOP

Los workshops también tienen carácter interno, ya que se realizan principalmente en empresas o como culminación de cursos y formaciones.

Están diseñados de manera que un gran número de participantes puedan compartir su voz, preocupación y experiencia.

Si el número de personas lo permite, y con la intención de aprovechar al máximo el tiempo, los facilitadores de la reunión organizarán a los asistentes en grupos.

Los asistentes trabajarán en estos grupos, que podrán versar sobre el mismo o sobre diferentes temas, y podrán incluso rotar entre un grupo y otro.

Entonces, ¿cómo hará el conjunto de personas para conocer las conclusiones a las que se ha llegado?

El momento de PLENARIA: donde se comparten estas conclusiones de cada grupo.

¿Cuál es el reto aquí para el graphic recorder? Pues bien, fundamentalmente el tiempo:

Si una de nuestras más importantes habilidades es precisamente la capacidad de síntesis, aquí los portavoces de cada grupo, en apenas unos minutos, van a compartir

sus conclusiones YA SINTETIZADAS.

¿Cuál crees tú que será la mejor manera de recoger estas ideas?

Desarrolla una estrategia que te permita recoger toda la información gráficamente y en tiempo récord, yo tengo mi propio secreto…

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