CÓMO HACER DE TU WORKSHOP UN ÉXITO CON GRAPHIC RECORDING [DIBUJO EN DIRECTO] LAS 7 CLAVES DE POR QUÉ FUNCIONA

O cómo dejar impresionados a tus jefes y clientes

Ilustración animada de un scriber tomando notas visuales

La pérdida de tiempo de tantas personas y la poca eficacia de muchas de las reuniones de equipos de trabajo son uno de los mayores problemas de productividad que enfrentan las empresas.

Si bien el teambuilding se hace necesario una vez que la forma de trabajo remoto o virtual se sigue manteniendo en muchas empresas y organismos, porque somos personas, humanos, y el lenguaje corporal, las distancias cortas, el roce, y la comunicación verbal siguen siendo esenciales a la hora de comunicarnos y entendernos.

LO QUE OCURRE EN LA REUNIONES DE TRABAJO

Los workshops y las lluvias de ideas (brainstorming) en grupo son una excelente estrategia para conseguir la participación de todos los miembros del equipo y potenciar la inteligencia colectiva.

Este entorno dinámico, a menudo plagado de post-its de colores y con rincones para el catering, hay un servicio que permite que el pensamiento divergente y el pensamiento convergente se hagan tanto tangibles como memorables para los asistentes, de manera que no solo las conclusiones, sino aquellas ideas que se lanzaron al grupo, puedan ser desarrolladas a posteriori.

¿QUÉ ES TOMAR NOTAS VISUALES?

Sintetizar las ideas en tiempo real, mientras son compartidas en la plenaria o en el momento en el que aparecen en el grupo, utilizando dibujos, palabras y metáforas visuales tiene numerosos beneficios que contribuyen a alcanzar los objetivos de la sesión.

A este servicio se le denomina de diferentes formas: graphic recording, visual note-taking, live scribing, sketch noting, graphic facilitation (facilitación gráfica)…

Somos seres visuales, la mayoría de las personas memorizamos y aprendemos mejor visualmente. Ver los conceptos representados ante nosotros, formando parte de una imagen global, nos permite relacionar conceptos, identificar y resolver problemas.

Además, cuando estas ideas y conexiones son las de nuestra reunión, conferencia, workshop o lluvia de ideas, ya no es un proceso únicamente personal, sino que se trata de la inteligencia colectiva: nuestra mente entra en un proceso de ebullición tan divertido como productivo.

Estas son algunas de las ventajas de incorporar el dibujo en directo, el  registro gráfico o visual en tus reuniones y workshops:

BENEFICIOS DE INCORPORAR UN GRAPHIC RECORDER EN TU EVENTO

1. PARTICIPACIÓN de los ASISTENTES a la reunión

Los miembros de la reunión participan activamente en la generación del graphic recording, tanto durante el proceso de dibujo, como a posteriori.

Al ver cómo va tomando forma en tiempo real, y cómo las ideas se hacen tangibles, las personas se animan a participar y a contribuir (hay algo de ego aquí), y entienden que no se trata solo de registrar las palabras de una persona, sino de entender la aportación de todo el grupo. La participación de todos los miembros es activa, contribuyendo y formando parte del resultado.

Durante el proceso de dibujo, y una vez terminado este, el documento invita a debatir sobre él, pues las ideas no se han perdido, sino que ocupan su lugar y desean ser analizadas y compartidas.

Asistentes a una reunión debatiendo sobre los temas tratados sobre el graphic recording del workshop

2. JERARQUIZACIÓN de CONCEPTOS, NO de CARGOS

En la búsqueda de la participación de todos los miembros del equipo, de ideas que sean transversales a toda la empresa, a menudo hay personas que no desean compartir sus pensamientos en grupo o que prefieren únicamente seguir las opiniones de su líder (o jefe según la estructura de cada empresa)

Realizando el registro de la reunión por una persona ajena a la empresa, contribuye a jerarquizar las ideas y las propuestas por el valor y la importancia que el grupo les está dando, y no por la categoría o posición de la persona que lo está proponiendo en cada momento. Las ideas dejan de ser de una persona para pertenecer al grupo, y es el grupo el que contribuye a su desarrollo y mejora.

3. El PENSAMIENTO VISUAL hace el contenido más ACCESIBLE

Las personas somos mejores asimilando los conceptos en forma de imagen que en formato de texto1, puesto que nuestro cerebro procesa esta información 60.000 veces más rápido que el texto2. Por lo tanto, si lo incorporamos en nuestro evento, nuestra audiencia podrá entender y procesar mucho más rápido todo lo que se está diciendo.

Participante de la reunión mirando detenidamente el resultado gráfico de la sesión

4. Las NOTAS VISUALES AUMENTAN la COMPRENSIÓN

Las investigaciones muestran que cuando el contenido es presentado visualmente, para la gente es más fácil establecer conexiones entre las ideas, lo que lleva a más y mejores ideas 3.  

A menudo la información compartida en este tipo de reuniones es compleja, para conseguir la participación y el calado del equipo y la audiencia, el dibujo contribuye a mejorar el entendimiento de los conceptos.

5. Combinar DIBUJOS Y PALABRAS mejora el RECUERDO: Acceder a la información en nuestra MEMORIA

Recordamos el 80% de lo que vemos, pero solo el 10% de lo que oímos4. Aun hoy, las palabras son abstractas, significantes de un significado y más difíciles de retener para nuestro cerebro. Sin embargo, las visualizaciones son tangibles, concretas y más fácilmente memorizables. Si queremos trasmitir a un grupo de personas un nuevo producto o un proceso, hacerlo gráficamente y en tiempo real ayudará a las personas a recordar la información clave.

Agradecimiento de final de sesión de brainstorming con la audiencia frente al graphic recording

6. VISUALIZAR el contenido crea conexiones EMOCIONALES

¿Recuerdas lo que estabas haciendo el 11S? Recordamos aquello que tuvo un alto impacto emocional en nuestras vidas. Las investigaciones nos muestran como un alto porcentaje (más elevado de lo que nos gustaría) de nuestras decisiones se toma de forma emocional. Las imágenes y los dibujos, y más si son simpáticos, causan en nuestro cerebro una respuesta emocional, contribuyendo en la toma de decisiones y en el recuerdo de la información.

7. El efecto WOW en tu WORKSHOP

Y, además, es incorporar el arte al trabajo. El poder del arte es emocionar, impactar, y ¿quién no quiere dejar boquiabiertos a sus jefes y clientes?

Estos son algunos de los testimonios de los asistentes a workshops que han contratado a Marina Marisma para dibujar en tiempo real sus ideas y conversaciones:

“Me sorprende cómo han quedado reflejadas todas las cuestiones viniendo desde fuera de la empresa”

Finance L’Òreal

“Estamos continuamente hablando de estas ideas, pero verlas emerger de pronto en el dibujo hace que cobren otra dimensión y nos hace participar. Es muy divertido. ¡Hemos vuelto a ser niños otra vez!”

COO and deputy CEO en Ferroglobe PLC

“¡Tu trabajo no es dibujar! Lo más difícil de tu trabajo es entender y sintetizar la información. Este negocio tarda 20 años en aprenderse y ¡tú lo has dibujado!”

Global Head of Communications, Branding & Public Affairs en Ferroglobe PLC

 “Nos encanta que eres clara y concreta, ¡qué crack con la síntesis! Estamos muy contentos contigo. Has animado a la gente a hacer cursos de visual”

Formación y Selección Sanitas, parte de BUPA

“¡Tu trabajo es muy atractivo e interactivo! Y nos diferencia de los demás workshops ofrecidos en la región”

Regional Scientific Communications SV-Companies

CONTRATAR UN GRAPHIC RECORDING PARA TU EVENTO

Desde Marina Marisma he ayudado a empresas tanto nacionales como internacionales de diferentes sectores (desde los seguros, la salud, veterinaria… a la cosmética, metalurgia, tecnología, comunicación…) a visualizar sus workshops. Prestamos el servicio en directo en ESPAÑOL, INGLÉS E ITALIANO.

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BIBLIOGRAFÍA

  1. Trafton, A. (2014, January 16). In the Blink of an Eye. Cambridge, Massachusetts, United States of America.
  2. Semetko, H. A., & Scammell, M. (2012). SAGE Handbook of Political Communication. SAGE Publishing.
  3. Shiv, B. (2014, February). Science of the Creative Mind. Inc., p. 86.
  4. Lester, P. M. (1996). Syntatic Theory of Visual Communication. Fullerton, California: California State University, Fullerton.
  5. Inkfactorystudio.com sirvió de inspiración para escribir este post